Tien tips voor een goed contract

Tien tips voor een goed contract

Afspraken vastleggen met klanten, hoe doe je dat? Hier krijg je 10 praktische tips:

Leg afspraken vast

Leg afspraken vast, hoe duidelijker een afspraak is, hoe prettiger, zowel voor jou als je opdrachtgever. Op mondelinge afspraken kun je als het niet lekker loopt niet goed terugvallen. Het is al snel jouw woord tegen dat van je opdrachtgever. Zet het ‘op papier’. Stuur bij iedere opdracht, hoe klein ook, tenminste een mail ter korte bevestiging van mondeling of telefonisch gemaakte afspraken.

Regel afspraken naar behoefte en belang

Een contract is een bevestiging van onderling gemaakte afspraken, en de verplichtingen die daaruit voortvloeien. De een gaat iets doen of maken, en de ander gaat daarvoor betalen. Er bestaat geen verschil tussen de begrippen contract en overeenkomst. Ze beteken hetzelfde en worden door elkaar gebruikt. Een vuistdikcontract voor een korte klus? Niet nodig uiteraard. Regel afspraken naar behoefte en belang. Simpeler gezegd: hoe groter de opdracht, des te belangrijker het contract, des te verstandiger risico's op te vangen en financiele stroppen te voorkomen met een goed contract.

Geef het beestje een goede kernachtige naam.

Maak in de titel van een contract direct duidelijk waar het over gaat. Vaak kan dat met één woord, zoals: lesovereenkomst, licentieovereenkomst, boekingsovereenkomst. Vaak is met de titel ook het doel van het contract direct duidelijk: verkoopovereenkomst, huurovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst.

Maak duidelijk wie de contractpartijen zijn

Met wie sluit je het contract? Is dat een particulier? Of een bedrijf (d.w.z. een rechtspersoon zoals een BV, een VOF, of een stichting), leg dan de naam van het bedrijf en de naam en functie van degene die namens het bedrijf tekent vast. Zijn er meer dan twee contractpartijen? Of een buitenlandse contractpartij? Dan wordt het al snel ingewikkeld, vraag advies.

Leg de context vast in het contract

Welke bedoeling hadden partijen voor ogen bij het sluiten van het contract? Als er onverhoopt verschil van inzicht of een conflict ontstaat dan gaat het niet alleen om de opgeschreven afspraken, maar speelt wat partijen beoogd hebben ook een rol (naast hoe partijen zich in praktijk hebben gedragen).

Elk type contract heeft zijn eigen juridische finesses of rechtsgevolgen

Bedenk dat elk type contract (daarom zijn naam van het contract en contractoverwegingen belangrijk) zijn eigen juridische finesses of rechtsgevolgen heeft. Soms sluiten bepaalde contracttypen elkaar ook uit: een koopcontract kan niet tegelijkertijd ook een huurcontract zijn. Ook de hoedanigheid van contractpartijen spelen daarbij een rol. Particulieren genieten consumentenbescherming, bedrijven niet.

Schrijf de kern van het contract punt voor punt op

Wat lever je? Wanneer? Tegen welke prijs? En onder welke voorwaarden? Vermeld bijvoorbeeld betaaltermijn, factuurtermijn, of prijzen in- of exclusief btw zijn. Speelt auteursrecht een rol? Leg levering van en vergoeding voor auteursrechtelijk beschermd werk goed vast. Wat doe je als de klant niet tevreden is? Voor ieder contract geldt: hoe concreter hoe beter. Wees duidelijk. Een mooi punt over aansprakelijkheid is: ‘bij schade wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor schadebedragen die hoger zijn dan mijn bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert.’ 

Maak gebruik van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn je standaard spelregels die je hanteert bij het maken van afspraken over een opdracht. Het is handig en professioneel. Hierin kun je standaardzaken vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan betalingstermijnen, regels over het inhalen of annuleren van lessen, bepalingen over aansprakelijkheid. Je kunt de standaardvoorwaarden van de Kunstenbond ook goed gebruiken om je eigen set voorwaarden te maken, toegespitst op je eigen beroepspraktijk. Maak je algemene voorwaarden duidelijk kenbaar, zet ze op je website en verwijs ernaar in mails (zet een link in je digitale handtekening), stuur ze mee met offertes. Maak gebruik van de algemene voorwaarden van de Kunstenbond! 

Eigen voorwaarden of die van je opdrachtgever?

Een contract weerspiegelt de relatie tussen partijen en de onderlinge krachtsverhouding. Ga je met een grotere opdrachtgever in zee dan komt die vaak met een contract en standaardvoorwaarden. Soms zijn een binnen je branche of beroep gebruikelijke algemene voorwaarden. Zoals de voorwaarden van de BNO in de ontwerpbranche. Toch is ook dan het hebben van eigen voorwaarden zinvol. Als maatstaf om het aangeboden contract aan te toetsen, of als inzet voor onderhandelingen over contractbepalingen.

Teken het contract

Tot slot, teken het contract. Het komt regelmatig voor dat je aan een opdracht begint zonder dat het contract getekend is door beide partijen. Dan is het onduidelijk of er wel sprake is van een helder akkoord. Tekenen dus. Of bewaar een mail waarin blijkt dat beide partijen ondubbelzinnig akkoord zijn over de gemaakte afspraken. Dat is ook goed natuurlijk.