terug

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT KUNSTENBOND

Dit reglement is een huishoudelijk reglement van de Kunstenbond gevestigd te Amsterdam en vastgesteld door de Ledenraad op 15 april 2019 nadere regels zijn geformuleerd in aanvulling op de Statuten van de vereniging.

Indien bepalingen van dit reglement strijdig zijn met de Statuten dan prevaleren de bepalingen van de Statuten boven dit reglement. Verwijzing naar artikelen van de Statuten zullen als zodanig worden aangegeven, bij gebreke waarvan een verwijzing naar een artikel in dit reglement wordt bedoeld.

Algemene inleiding

De statuten van oprichting zijn laatstelijk gewijzigd op 31 mei 2018.

De Kunstenbond heeft zich tot doel gesteld het behartigen van de belangen van haar Leden, zoals vastgesteld in de statuten , alsmede het verbeteren van de positie op de arbeidsmarkt en in de samenleving van personen die actief zijn in de creatieve sector, welk doel nader is uitgewerkt in artikel 3 van de Statuten.

De Kunstenbond hecht er waarde aan en zal stimuleren dat haar leden en de daaruit voortkomende vakgroepen invloed kunnen uitoefenen op het beleid van de Vereniging en sturing kunnen geven aan de wijze waarop aan de doelstelling vorm wordt gegeven. Daartoe acht zij een huishoudelijk reglement in aanvulling op de Statuten noodzakelijk zodat meer inzicht wordt verkregen op welke wijze de Vereniging wordt bestuurd en wie welke verantwoordelijkheden heeft en welke communicatielijnen er worden gehanteerd.

Het onderhavige huishoudelijke reglement is een product van de werkgroep Governance waaraan vertegenwoordigers vanuit de gehele organisatie van de vereniging hebben deelgenomen.

Het onderhavige reglement zal periodiek worden geëvalueerd, waarbij eventuele noodzakelijke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd nadat deze zijn goedgekeurd door de Ledenraad.

Organen van de Vereniging en Werkorganisatie

Artikel 1

De Vereniging kent de navolgende organen: Ledenraad, Verenigingsbestuur, Vakgroepledenvergadering, Vakgroepsbestuur, Raad van Advies en Benoemde Commissies.

De Werkorganisatie van de Vereniging is belast met de voorbereidende en uitvoerende taken van de Vereniging en staat onder leiding van de Directie.

Leden der Vereniging

Artikel 2

De Vereniging heeft in haar doelomschrijving de nadruk gelegd op het behartigen van de belangen van de creatieve sector. Gelet op deze doelstelling verlangt de Vereniging een bepaalde kwaliteit van haar leden welke is uitgewerkt in artikel 5 van de Statuten. Het Verenigingsbestuur beslist over de toelating van een lid en kan een lid opzeggen en ontzetten.

Het lidmaatschap staat open voor natuurlijke personen die de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt en die voldoen aan de door de Vereniging gestelde vereisten. Aspirant leden die lid willen worden en minderjarig zijn behoeven de schriftelijke goedkeuring van de wettelijke vertegenwoordigers.

Het lidmaatschap geldt voor één jaar, waarna het behoudens tijdige opzegging telkens stilzwijgend voor één jaar wordt verlengd.

Leden die niet voldoen aan de gestelde kwaliteit kunnen ontheffing vragen aan het Verenigingsbestuur, zodat zij ondanks het ontbreken van die kwaliteit toch lid kunnen worden van de Vereniging.

Tegen een besluit tot niet-ontheffing staat geen beroep open. Tegen een besluit tot niet-toelating van een aspirant lid of ontzetting uit het lidmaatschap van een lid staat beroep open bij de Ledenraad. Dit beroep moet binnen één maand na datum van het besluit van niet-toelating worden ingesteld. Het lid of aspirant lid heeft het recht om gehoord te worden door de Ledenraad.

Een besluit tot niet-ontheffing dan wel een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering.

De Ledenraad beslist op het beroep binnen drie maanden nadat het beroep is ingesteld. Het lid of aspirant lid wordt van dit besluit onverwijld schriftelijk op de hoogte gebracht.

Zowel het lid als de Vereniging kan het lidmaatschap opzeggen. Opzegging door de vereniging geschiedt door het Verenigingsbestuur indien het lid niet langer voldoet aan de aan het lidmaatschap gestelde vereisten dan wel de voorwaarden waaronder de ontheffing van die vereisten is verleend. Tegen een opzegging door het Verenigingsbestuur staat beroep open bij de Ledenraad binnen een maand na het besluit. Een opzegging dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering.

Opzegging van het lidmaatschap door een lid kan slechts geschieden tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van minimaal twee maanden. Opzegging met onmiddellijke ingang kan slechts geschieden indien redelijkerwijs van het lid niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Voorts is opzegging met onmiddellijke ingang mogelijk binnen één maand nadat het lid er kennis van heeft genomen, dan wel in redelijkheid er kennis van had kunnen nemen dat de rechten van het lid door een besluit zijn

beperkt of de verplichtingen van het lid zijn verzwaard. Het lid kan zijn lidmaatschap tevens met onmiddellijke ingang opzeggen na een besluit tot omzetting van de Vereniging in een andere rechtsvorm of fusie of splitsing al bedoeld in titel 2.7 van het Burgerlijk Wetboek.

Register van Leden der Vereniging

Artikel 3

Het Verenigingsbestuur houdt een register waarin de namen, adressen, elektronische gegevens, geboortedata en eventueel door de leden zelf verstrekte gegevens van werkgever (dan wel ondernemingen of organisaties waar zij anders dan in dienstbetrekking werkzaam zijn) van alle leden worden opgenomen, met vermelding van de datum waarop zij het lidmaatschap hebben verkregen en bij welke vakgroep zij zijn ingedeeld.

Ieder lid is verplicht opgave te doen van de hiervoor genoemde gegevens en wijzigingen in deze gegevens onverwijld aan het Verenigingsbestuur door te geven.

Vakgroepbesturen en/of Leden kunnen middels een gemotiveerd verzoek aan het Verenigingsbestuur inzage vragen in het register ten kantore van de vereniging. Tegen een afwijzing van een verzoek tot inzage door het Verenigingsbestuur staat beroep open bij de Ledenraad binnen één maand na het besluit tot afwijzing. Een afwijzing dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering. De Ledenraad beslist niet eerder op het beroep, dan nadat zij de verzoekende partij in de gelegenheid heeft gesteld door de Ledenraad te worden gehoord.

Het verstrekken, de registratie en het gebruik van de in het register opgenomen gegevens geschiedt te allen tijde met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Ledenraad

Artikel 4

De Vereniging heeft een Ledenraad die de algemene vergadering van de Vereniging vormt als bedoeld in artikel 2:39 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek.

De Ledenraad wordt samengesteld en benoemd op de wijze zoals beschreven in de Statuten van de Vereniging. De leden van de Ledenraad zullen niet bestaan uit bestuurders van de vakgroepen en Verenigingsbestuur.

Benoeming van de leden van de Ledenraad vindt plaats voor de duur van twee jaar. Eens per twee jaar wordt de complete raad gewisseld, teneinde te streven naar vernieuwing. Leden van de Ledenraad kunnen slechts tweemaal worden herkozen, tenzij dit zou leiden tot onderbezetting.

De Ledenraad zal tenminste tweemaal per jaar vergaderen, waarbij minimaal één vergadering dient te worden gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar en één vergadering niet eerder dan in de maand oktober van dat boekjaar. Het voornemen en de uiteindelijke oproep voor een ledenvergadering zal kenbaar worden gemaakt op de interne website van de vereniging.

De Ledenraad heeft primair tot taak het handelen van het Verenigingsbestuur te controleren, naast het vaststellen van de jaarrekening, het behandelen van het jaarverslag en het verlenen van kwijting aan het Verenigingsbestuur voor hun bestuur over het afgelopen jaar en het vaststellen van de begroting voor het komende boekjaar. Eens per vier jaar geeft de Ledenraad een oordeel over het door het Verenigingsbestuur opgestelde beleidsplan voor de komende vier jaar.

De leden van de Ledenraad kunnen tijdig op verzoek van een vakgroepsbestuur minimaal 30 dagen voor de vergadering, agendapunten voorstellen. Indien het voorstel niet wordt ondersteund door een vakgroepsbestuur, wordt het agendapunt alleen op de agenda geplaatst indien het agendapunt worden ondersteund door minimaal 20 handtekeningen van de leden van de vakgroepen.

Het Verenigingsbestuur is belast met het tijdig uitroepen van een ledenraadvergadering. Naast de minimale verplichte twee vergaderingen per jaar kan het bestuur extra vergaderingen vaststellen en is zij voorts gehouden op verzoek van de leden van de ledenraad indien deze leden minimaal een tiende gedeelte van de stemmen in de ledenraad vertegenwoordigen een vergadering uit te roepen binnen vier weken na het indienen van dit verzoek.

De oproeping zal minimaal vermelden de datum, tijdstip alsmede de plaats van de te houden vergadering en de agenda. De oproeping vindt niet later plaats dan op de tiende dag vóór de vergadering. Het Verenigingsbestuur zal jaarlijks in de maand december een jaarplanning van de vergaderingen vaststellen en openbaar maken.

De Ledenraad is bevoegd buiten vergadering besluiten te nemen mits met algemene stemmen van de stemgerechtigde en uitsluitend op de wijze als door de Statuten wordt bepaald en melding aan het Verenigingsbestuur.

De Ledenraad kan uit haar midden commissies instellen die worden belast met het behandelen van beroep waar de Statuten of dit reglement in voorziet.

Verenigingsbestuur

Artikel 5

Het verenigingsbestuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 bestuurders inclusief de voorzitter.

Elke bestuurder van het Verenigingsbestuur heeft bij de benoeming verklaard:

“Dat hij/zij kennis heeft genomen van de Statuten van de Vereniging en het Huishoudelijk Reglement en erkent dat de Statuten en dit Reglement een bestanddeel vormen van de algehele organisatiestructuur en werkwijze van de vereniging”;

“Dat hij/zij toepassing zal geven en zich gebonden acht aan de verplichtingen van het Verenigingsbestuur en een bestuurder die uit de Statuten en het huishoudelijk Reglement van de Vereniging voortvloeien

Verenigingsbestuurders worden bij voorkeur uit de leden benoemd doch kunnen ook buiten de leden worden benoemd. Voorzitters van de vakgroepen kunnen niet gelijktijdig deelnemen aan het Verenigingsbestuur. Benoeming van Verenigingsbestuurders vindt plaats door de Ledenraad. De Ledenraad schorst en ontslaat een Verenigingsbestuurder.

Benoeming van Verenigingsbestuurders vindt plaats voor een periode van drie jaar en kan na de eerste termijn nog maximaal twee maal worden herbenoemd.

Het Verenigingsbestuur is collectief verantwoordelijk voor het uitvoeren van haar taak.

Het Verenigingsbestuur is belast met de navolgende hoofdtaken:

- De realisatie van de doelstellingen van de Vereniging, gevoed door de Vereniging en Vakgroepen;

- Het ontwikkelen van de strategie en visie en het beleid dat moet leiden tot realisatie van de doelstellingen en het resultaat hiervan;

- Het verzorgen en voorbereiden van de financiële verslaglegging;

- Het naleven van wet- en regelgeving;

- Het naleven en handhaven van de zeggenschapsstructuur van de Vereniging;

- Het toezien op het naar behoren functioneren van de directie, de werkorganisatie en vakgroepen

- Het zorgdragen en opstellen van de begroting van de vereniging;

- Het zorgdragen voor een deugdelijke financiële administratie en gezonde financiële positie;

- Het Periodiek vaststellen c.q. bijstellen van vakgroepoverstijgende doelen van de vereniging;

 

Het Verenigingsbestuur bestuur draagt zorg voor het uitvoeren en realiseren van de vakgroepoverstijgende doelen binnen de begroting en met inachtneming van het beleidsplan. Het Verenigingsbestuur ziet toe op de uitvoering door de vakgroepen van haar doelstellingen binnen de vakgroepbegroting.

Het Verenigingsbestuur stelt jaarlijks een begroting op waarbij de financiële middelen worden toegewezen aan vakgroepoverstijgende doelen, vakgroepdoelen en werkorganisatie. Deze begroting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Ledenraad. De toewijzing van de financiële middelen aan de vakgroep muziek zal plaatsvinden op basis van het model en de daarbij behorende leeswijzer genoemd in artikel 13 van dit huishoudelijk reglement. Het model en de leeswijzer kunnen slechts vervangen worden voor een nieuw model en/of leeswijzer als daarvoor consensus is tussen het bestuur en het vakgroepsbestuur.

Bij het vaststellen van de begroting draagt het Verenigingsbestuur er zorg voor dat een percentage van tenminste 5% van de contributie opbrengsten is gereserveerd voor tijdens het begrotingsjaar ontwikkelde initiatieven.

Het Verenigingsbestuur is gehouden overeenkomstig de Statuten een garantiekapitaal aan te houden van minimaal 6 miljoen euro.

Ieder vakgroepsbestuur kan lopende het begrotingsjaar aan het Verenigingsbestuur verzoeken additionele financiële middelen ter beschikking te stellen voor het realiseren van initiatieven mits deze initiatieven een duidelijk omschreven doel hebben dat strook met de doelstellingen van de Vereniging en voorzien zijn van een onderbouwing waaruit volgt dat de initiatieven en projecten worden ondersteund door de leden van de vakgroep hetgeen dient te blijken uit minimaal 50 handtekeningen van die leden en dat de financiering van dit initiatief niet binnen de begroting kan worden gerealiseerd, zonder afbreuk te doen aan lopende projecten.

Tegen een afwijzing door het Verenigingsbestuur van een verzoek tot additionele financiering door een vakgroepsbestuur staat beroep open bij de Ledenraad binnen één maand na het besluit van het Verenigingsbestuur. Een besluit tot afwijzing dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering.

Het Verenigingsbestuur ziet toe op het uitvoeren door de vakgroepen van haar beleid en de voortgang van de initiatieven en projecten. Het Verenigingsbestuur houdt zicht op het uitvoeren door de vakgroepen van haar beleid en voortgang van de initiatieven en projecten op basis van het werkplan. De vakgroepbesturen zijn verplicht op eigen initiatief eens per kwartaal verslag doen aan het Verenigingsbestuur aangaande de vorderingen en resultaten.

Het bestuur vergadert zo vaak als zij dit nodig acht, doch minimaal zes maal per jaar. Besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid (=50%+1). Iedere bestuurder heeft één stem.

Besluiten van het Verenigingsbestuur kunnen zowel in vergadering als buiten vergadering worden genomen. Besluiten anders dan in vergadering kunnen slechts rechtsgeldig worden genomen mits alle bestuurders – aantoonbaar – hebben ingestemd met deze wijze van besluitvorming en de stemming schriftelijk of langs elektronische weg worden uitgebracht.

Het Verenigingsbestuur dient ervoor zorg te dragen dat haar werkzaamheden zichtbaar en toegankelijk zijn voor de Vereniging.

Het Verenigingsbestuur organiseert, minimaal twee maal per jaar dan wel zo dikwijls als zij dit nodig acht, een intervisiebijeenkomst samen met de vakgroepbesturen en Ledenraad, met als doel overleg te plegen over de verenigings- en vakgroepbeleid en de ontwikkelingen daarvan. De resultaten van deze bijeenkomsten zullen aan de vereniging kenbaar worden gemaakt.

Raad van Advies

Artikel 6

De Raad van Advies bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden, die worden benoemd voor de duur van vier jaar door de Ledenraad. Leden van de Raad van Advies mogen geen lid zijn van de Vereniging en geen andere functies binnen de Vereniging bekleden, dan wel in de afgelopen vijf jaar hebben bekleed.

De voorzitter wordt uit haar midden benoemd.

De Ledenraad benoemt de leden van de Raad van Advies op basis van een voordracht van een daartoe ingestelde commissie welke commissie is samengesteld uit één lid van iedere vakgroep, één lid van het Verenigingsbestuur en de directeur van de werkorganisatie.

De Raad van advies heeft tot taak het gevraagd en ongevraagd verstrekken van advies aan het Verenigingsbestuur.

De Raad van Advies is benaderbaar voor het Verenigingsbestuur, de vakgroepbesturen, ledenraad en individuele leden. De Raad van Advies is vrij verzoeken tot advies naast zich neer te leggen, mits daarvan aan de verzoekende partij tijdig melding wordt gemaakt.

De Raad van Advies dient minimaal vier keer per jaar te vergaderen.

Alle besluiten van de Raad van Advies worden bij volstrekte meerderheid genomen.

Werkorganisatie der Vereniging

Artikel 7

De vereniging heeft een werkorganisatie die belast is met de voorbereidende en uitvoerende taken. De werkorganisatie wordt geleid door de directie, die wordt benoemd door het Verenigingsbestuur.

De directie is verantwoordelijk voor het juist functioneren van de werkorganisatie en doet minimaal eens per kwartaal op eigen initiatief dan wel op verzoek van het Verenigingsbestuur verslag.

De werkorganisatie zorgt ervoor dat zij haar werkzaamheden binnen de toegekende begroting verricht en zal bij mogelijke overschrijding hiervan melding doen aan het Verenigingsbestuur.

De directeur van de werkorganisatie draagt eens per kwartaal zorg voor het produceren van kwartaalcijfers en bespreekt deze met het Verenigingsbestuur.

Bij een overschrijding van meer dan 30% op de begroting dient de Ledenraad op de hoogte te worden gesteld.

Vakgroepen

Artikel 8

De Vereniging deelt haar leden in, in vakgroepen welke worden geleid door een vakgroepsbestuur. De vakgroepen worden ingesteld door de Ledenraad.

Elke vakgroep heeft een eigen vakgroepsbestuur.

Een vakgroepsbestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal 7 leden. De vakgroepbestuurders worden uitsluitend uit de tot de vakgroep behorende leden benoemd voor de periode van drie jaar door de vakgroepledenvergadering. Een aftredende bestuurder kan maximaal tweemaal worden herbenoemd. De voorzitter van het vakgroepbestuur wordt uit haar midden benoemd.

Het Vakgroepsbestuur zal jaarlijks in de maand december een jaarplanning van de vergaderingen vaststellen en openbaar maken.

Het vakgroepsbestuur heeft tot haar taak zorg te dragen voor een voorstel tot begroting, voor 1 oktober van ieder jaar en een juiste uitvoering van het beleid binnen de daarvoor door het bestuur beschikbaar gestelde vakgroep begroting. Het vakgroepsbestuur staat toe dat het Verenigingsbestuur toeziet en indien nodig stuurt en aanwijzingen geeft bij de uitvoering van het beleid van de vakgroep binnen de begroting. Tegen een aanwijzing of sturing door het verenigingsbestuur kan advies worden gevraagd bij de Ledenraad binnen een maand na het moment van aanwijzing of sturing.

Het beleid en de begroting van het vakgroepbestuur behoeft vooreerst goedkeuring van de vakgroepledenvergadering, waarna het aan het Verenigingsbestuur wordt voorgelegd ter goedkeuring.

De Vereniging kent thans de navolgende vakgroepen:

                • Theater en Dans

                • Beeldend

                • Muziek/Ntb

                • Kunsteducatie

                • DAMD

 

Communicatie binnen de Vereniging

Artikel 9

De Vereniging dient ervoor zorg te dragen dat de leden tijdig en deugdelijk worden geïnformeerd over het functioneren van de vereniging, de lopende activiteiten en periodiek over bereikte resultaten. De Vereniging publiceert de besluitenlijsten en periodiek een nieuwsbrief.

De communicatie binnen de Vereniging zal primair plaatsvinden via elektronische weg doch ook via andere communicatiemiddelen.

De Vereniging draagt er zorg voor dat de leden in staat worden gesteld invloed uit te oefenen en in contact te treden met de Vereniging. De Vereniging faciliteert een klachten- en initiatievenbox.

De Vereniging heeft als uitgangspunt dat informatie passief en actief kan worden verkregen.

Inzet Leden

Artikel 10

De Vereniging tracht bij de uitvoering van haar doelstelling gebruik te maken van de kennis en kunde van haar leden.

Ieder lid wordt de mogelijkheid gegeven zijn/haar kennis en kunde aan te wenden voor de vereniging mits deze aansluit bij het beleid en de doelstelling van de Vereniging.

Selectie en goedkeuring zal uitsluitend plaatsvinden door het Verenigingsbestuur of Vakgroepsbestuur alleen op voordracht van respectievelijk het vakgroepsbestuur of Verenigingsbestuur.

Het is leden verboden zich als vertegenwoordiger van de Vereniging uit te geven, dan wel gebruik te maken van het verenigingslogo, indien dit niet volgt uit een daartoe strekkende opdracht.

Vertrouwenspersoon

Artikel 11

De Vereniging draagt zorg voor een klimaat waarbinnen de leden en haar organen alsmede de werkorganisatie onder strikte vertrouwelijkheid kunnen communiceren met de Vereniging.

De Vereniging zal daartoe een vertrouwenspersoon aanwijzen die belast wordt met de opvang. De vertrouwenspersoon wordt benoemd door de Ledenraad. Een vertrouwenspersoon mag geen lid zijn van de Vereniging.

De verkiezing van de Vertrouwenspersoon staat open voor personen die zijn/haar kandidaatstelling doet voorzien van steunbetuigingen door minimaal 50 leden der Vereniging.

De Vertrouwenspersoon wordt benoemd voor een periode van 3 jaar. Herbenoeming kan slechts tweemaal plaatsvinden.

De Ledenraad kan de Vertrouwenspersoon op ieder moment ontslaan. Ontslag van de Vertrouwenspersoon heeft de goedkeuring nodig van de Raad van Advies. Ontslag dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering welke onder strikte vertrouwelijkheid uitsluitend beschikbaar wordt gesteld de Raad van Advies en het Verenigingsbestuur.

De vertrouwenspersoon beslist zelfstandig of een kwestie zich leent voor behandeling door de vertrouwenspersoon.

Vergoedingen

Artikel 12

De Vereniging zorgt voor een vergoedingensysteem (zie bijlage 1) voor de inzet van leden bij het werk van de Vereniging. De Vereniging zorgt dat dit vergoedingensysteem voor een

ieder toegankelijk is en dat dit in overeenstemming is de van toepassing zijnde (fiscale)wetgeving en CAO.

Zij die gebruik maken van het vergoedingensysteem zijn zelf verantwoordelijk voor een juiste en volledige administratieve verwerking en zal de vereniging op diens eerste verzoek vrijwaren voor de gevolgen voor de vereniging van een ondeugdelijke administratie.

Begroting

Artikel 13

Het Verenigingsbestuur is belast - na overleg met de betrokken organen en werkorganisatie - met het opstellen van de jaarlijkse begroting van de Vereniging. De jaarlijkse begroting dient jaarlijks voor 1 november te worden ingediend behoudens bijzondere omstandigheden op basis waarvan de Ledenraad het Verenigingsbestuur uitstel kan verlenen.

De jaarlijkse begroting wordt door de Ledenraad vastgesteld.

Het Verenigingsbestuur zal jaarlijks zorgdragen voor het geven van een controleopdracht aan een registeraccountant.

Bij het opstellen van de begroting zal het verenigingsbestuur financiële middelen toewijzen aan de vakgroepen ter uitvoering van haar beleid. In de begroting zullen tevens financiële middelen worden opgenomen voor vakgroepoverstijgende doelen en taken.

De Vereniging ziet er op toe dat ingeval van inschakeling van derden ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden voor de Vereniging altijd op basis van drie offertes een keuze zal worden gemaakt, tenzij de aard van de werkzaamheden zich daartegen verzet.

Indien bij het einde van een boekjaar een begrotingsoverschot wordt vastgesteld zal dit worden toegevoegd aan de algemene reserves. Een begrotingstekort mag in beginsel niet leiden tot een verhoging van de nieuwe begroting om het te kort op te vangen, tenzij de oorzaak van het tekort het gevolg is van activiteiten van onvoorziene- of ongebruikelijk aard die de Vereniging aantoonbaar hebben gebaat.

Gedragscode

Artikel 14

De Vereniging ziet erop toe dat binnen de Vereniging doch ook naar buiten toe de Vereniging volgens een gedragscode dient te handelen (zie bijlage 2). De Vereniging draagt zorg voor het opstellen van een dergelijke gedragscode en zorgt dat deze gedragscode voor elke lid toegankelijk is.

Handelen in strijd met de gedragscode kan leiden tot opzegging van het lidmaatschap.

Tegenstrijdig belang

Artikel 15

De Vereniging ziet er op toe dat indien zich er een tegenstrijdig belang voordoet dit kenbaar wordt gemaakt en dat de persoon of het orgaan zich zal onthouden van handelingen die door dit tegenstrijdig belang kunnen worden beïnvloed of de Vereniging zou kunnen schaden, ongeacht de plicht van het orgaan of de persoon uit eigener beweging tegenstrijdige belangen te melden.

Indien blijkt dat een persoon of orgaan niet tijdig uit eigener beweging de aanwezigheid van een tegenstrijdig belang heeft gemeld besluit het Verenigingsbestuur dan wel het Vakgroepsbestuur over de te nemen stappen, na inwinnen van advies bij de Raad van Advies.

Het niet tijdig melden van een tegenstrijdig belang kan leiden tot schorsing, ontslag of beëindiging van het lidmaatschap. Een dergelijk besluit dient vergezeld te gaan van een deugdelijke schriftelijke motivering.

Slotbepaling en overgangsregeling

Artikel 16

Dit Huishoudelijk Reglement kan worden gewijzigd na goedkeuring van de Ledenraad.

In afwijking van hetgeen is bepaald in artikel 4 van dit reglement zal dienen te gelden dat tot 1 januari 2019 ook vakgroepsbestuurder zitting kunnen hebben in de Ledenraad.

Tot 1 januari 2018 kunnen voorzitters van een vakgroep tevens zitting hebben in het Verenigingsbestuur.

De wijze van benoeming en wisseling van de Ledenraad zoals opgenomen in artikel 4 van dit Huishoudelijk Reglement zal ingaan met ingang van 1 januari 2019

 

Bijlage 1

Vrijwilligers- of onkostenvergoeding leden Kunstenbond

1. Algemeen

 

Deze regeling is van kracht vanaf 1 juli 2017.

2. Voorwaarden om in aanmerking te komen voor een vergoeding

 

Om in aanmerking te komen voor de vergoeding zoals genoemd onder 2. moet vol-daan worden aan de volgende voorwaarden:

•                    a. Leden in loondienst: het lid heeft alle mogelijkheden voor vakbondsverlof ge-bruikt en moet zelf vrije dagen, compensatie-uren of onbetaald verlof gaan op-nemen voor het uitoefenen van de activiteit.

•                    b. Het is functioneel dat het betreffende lid de activiteit uitvoert (m.a.w. het is niet mogelijk dat een ander dit doet)

•                    c. De inzet wordt vooraf door de belangenbehartiger en de voorzitter van de be-treffende vakgroep vastgesteld.

•                    d. Bij de beoordeling onder b en c en dus de kosten die hiermee gemoeid zijn, geldt dat deze passen binnen de begroting van de vakgroep.

 

3. Uitkering leden

 

Optie 1:

Na beoordeling onder 2. wordt in beginsel per lid een tarief, dat vastgesteld is volgens de Nederlandse fiscale richtlijnen, van € 5,- per uur vergoed, met een maximum van € 170 per maand en € 1.700 per jaar. In dit bedrag zijn alle onkosten opgenomen ten behoeve van de activiteit.

Indien het lid boven het bedrag van deze fiscale richtlijnen declareert, wordt dit door de Kunstenbond gemeld aan de belastingdienst met een zogeheten IB47 formulier. Het lid wordt dan geacht hierover belasting te betalen.

Optie 2:

Na beoordeling onder 2. wordt per lid alleen de exacte onkosten vergoed die gemaakt zijn om de afgesproken activiteit uit te voeren. De onkosten worden onderbouwd middels bonnen.

Een lid kiest jaarlijks voor of optie 1 of optie 2. Het is fiscaal niet mogelijk deze optie te combineren.  

In geval van optie 2:

 

a. Verblijfskosten

Verblijfskosten , overnachtingen kunnen in geen enkel geval worden gedecla-reerd

b. Maaltijdvergoeding.

Maaltijdvergoedingen worden nooit verstrekt indien bij een vergadering een maaltijd wordt geserveerd.

• Indien dit niet van toepassing is wordt de maaltijdvergoeding verstrekt voor leden, indien de eindtijd van de vergadering het niet mogelijk maakt voor 19.00u thuis te komen. Vergoed wordt een maaltijd van maximaal € 19,-.

• Indien dit niet van toepassing is en voor een middagvergadering van-wege de duur van de reistijd, vetrokken wordt voor 12:30 uur kan voor onderweg een lunch worden gedeclareerd. Vergoed wordt een lunch van maximaal € 11,-.

c. Overige kosten

• Overige kosten (zoals bijvoorbeeld kosten kinderopvang/mantelzorg, etc) kun-nen niet worden gedeclareerd worden.

d. Reistijd

• Het lid kan geen reistijd declareren.

e. Reiskosten

• Reiskosten kunnen worden gedeclareerd. De OV reiskosten 2e klasse worden vergoed. Indien met eigen vervoer wordt gereisd kan € 0,23 per kilometer wor-den gedeclareerd. Terzake het aantal gereisde kilometers is de routeplanner van de ANWB routeplanner, snelste route, leidend.

• Parkeerkosten, tolgelden en pontgelden worden vergoed indien niet vermijd-baar. Vergoeding van deze kosten vindt plaats op basis van betaalbewijzen.

f. Fiets

Vergoed worden de kosten voor de fietsenstalling en/of gebruik van een OV fiets.

4. Declaratieformulier

Vrijwilligers- of Onkostenvergoeding kan alleen per activiteit worden gedeclareerd door middel van het daartoe verplicht gestelde formulier. Zodra het lid door de belangenbehartiger van de werkorganisatie, die de vakgroep begeleid, wordt aangemeld bij het secretariaat van de Kunstenbond, ontvangt het lid het formulier.

Declaraties dienen uiterlijk binnen drie maanden nadat de aanspraak of vergoedingsrecht is ontstaan te worden ingediend onder verval van het recht om aanspraak te kunnen maken op vergoeding.  

 

 

Vergoedingsregeling Kunstenbond:

                • verenigingsbestuur

                • vakgroepsbestuur

                • ledenraad

                • RvA

 

1. Algemeen

 

Deze regeling is van kracht vanaf 15 april 2019.

2. Soort bijeenkomsten

 

Het betreft een vergoeding per bijgewoonde vergadering van:

- Het verenigingsbestuur

- Het vakgroepsbestuur

- De ledenraad

- RvA

 

Met deze bijeenkomsten wordt bedoeld:

- de officiële uitgeschreven vergaderingen

- de officiële door het verenigingsbestuur uitgeschreven intervisie-, beleids- en of strategiebijeenkomsten

 

Aantal vergaderingen

Het aantal vergaderingen, intervisie of beleids- en strategiedagen, waar een vergoe-ding over uitgekeerd wordt, is:

                    • Verenigingsbestuur: maximaal 12 per kalenderjaar.

                    • Vakgroepsbestuur: maximaal 8 per kalenderjaar.

                   • Ledenraad: minimaal 2 en maximaal 6 per kalenderjaar.

                    • RvA minimaal 4 en maximaal 8 per kalenderjaar.

                    • Intervisie-, beleids- en of strategiebijeenkomsten maximaal 6 per kalenderjaar

 

Hardheidsclausule

In uitzonderlijke gevallen, als het aantoonbaar nodig is, kunnen ook vergaderingen die de gestelde maxima te boven gaan voor vergoeding in aanmerking komen. Daar voor kan een verzoek bij het bestuur van de Kunstenbond worden ingediend.

3. Financiën

 

Te declareren vergoeding voor:

- Verenigingsbestuur en RvA

o € 245,- voor bestuursleden en

o € 315,- voor de voorzitter

                     

- Vakgroepsbestuur

o € 125,- voor bestuursleden en

o € 195,- voor de voorzitter

                     

- ledenraad

o € 125,- voor leden en

o € 195,- voor de voorzitter

                     

 

Voor de officiële door de FNV uitgeschreven vergaderingen als onderdeel van de VLR, die bijgewoond worden door leden van het verenigingsbestuur, geldt het tarief van 315,- per vergadering.

Alle bedragen zijn inclusieve bedragen.

Tegenover alle vergoedingen staat een actieve deelname aan de vergadering en een zorgvuldige voorbereiding. Ook het nawerk uit de vergadering wordt geacht onder-deel uit te maken van de vergoeding, tenzij de vergadering besluit dat het nawerk een dusdanige omvang heeft dat –al dan niet door anderen dan de aanwezigen op de vergadering uitgevoerd- daar een andere vergoeding tegenover moet staan. Vergoe-dingen geschieden altijd binnen de richtlijnen zoals opgesteld in het huishoudelijk re-glement.

Betaling

De kosten worden door het lid, dat onderdeel uitmaakt van een van de bovenge-noemde onderdelen (verenigingsbestuur, vakgroepsbestuur, ledenraad, RvA) van de Kunstenbond, middels een factuur (incl. btw) als pdf-bestand gemaild naar: admi-nistratie@kunstenbond.nl. Kosten welke worden gedeclareerd die ouder zijn dan drie maanden voorafgaande aan de datum van de factuur komen niet meer voor vergoeding in aanmerking.

Reistijd

Per vergadering kan geen reistijd worden gedeclareerd.

Reiskosten

Reiskosten kunnen worden gedeclareerd. OV-reiskosten worden vergoed op basis van het tarief van de 2e klasse. Indien met eigen vervoer wordt gereisd kan € 0,23 incl. per kilometer (incl. BTW) worden gedeclareerd. Ter zake het aantal gereisde ki-lometers is de routeplanner van de ANWB routeplanner, snelste route, leidend.

Parkeerkosten, tolgelden en pontgelden worden vergoed indien niet vermijdbaar. Ver-goeding van deze kosten vindt plaats op basis van betaalbewijzen.

Verblijfs- en overige kosten

Verblijfs- en overige kosten (zoals bijvoorbeeld printkosten, maaltijden, overnachtin-gen, etc.) kunnen in geen enkel geval worden gedeclareerd.

 

 

Bijlage 2

Gedragscode Kunstenbond

1. De Kunstenbond volgt hetgeen vastgelegd is in de Wet Persoonsgegevens (WPB).

2. De kunstenbond bestuurt vanuit de doelstelling van de Kunstenbond.

3. Het verengingsbestuur, vakgroepsbesturen en de directie managen de verwachtin-gen door, na inspraak, deze te verwerken in de daarvoor beschikbare middelen zoals beleids- en werkplan, HR Cyclus, evaluaties, etc.

4. De kunstenbond laat de verantwoordelijkheid daar waar die hoort. Dit houdt in dat ie-dereen zich zo goed mogelijk op de hoogte stelt van die regels die er zijn, zijn/haar rechten en plichten kent, zich verantwoordelijk opstelt en daarin een hulpvaardige, in-tegere en zakelijke houding aanneemt.

5. Kunstenbond voert haar taken uit op een integere, gelijkwaardige en respectvolle wijze.

6. De kunstenbond streeft actief naar diversiteit als afspiegeling van de maatschappij.

7. De Kunstenbond gaat uit van goede omgangsvormen. We spreken we elkaar op hel-dere toon aan, staan open voor feedback, luisteren naar elkaar en geven elkaar de gelegenheid tot het stellen vragen voor verduidelijking en willen van elkaar leren.

8. De kunstenbond voorkomt situaties waarbij het gaat om onverenigbaarheid van taken binnen de functies en het aannemen van giften.

9. De Kunstenbond zorgt ervoor dat medewerkers zonder gevaar voor hun (rechts)posi-tie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, opera-tionele en financiële aard.

10. De Kunstenbond is open over procedures en hun besluitvorming. Zij streeft ernaar om zoveel mogelijk informatie toegankelijk te maken.

11. De Kunstenbond staat open voor positieve en negatieve feedback. De Kunstenbond ziet toe op een integere en zorgvuldige behandeling van klachten die worden ontvan-gen.

12. Bij het uitvoeren van haar taken zal de kunstenbond actief informatie ophalen uit het veld en is transparant in wat zij daar mee heeft gedaan.

Dit gebeurt onder meer via onderzoeken, bijeenkomsten of expertmeetings. Waar mogelijk worden de plannen voor het nieuwe beleid verspreid, zodat het veld de mo-gelijkheid heeft om te reageren op deze plannen.

13. De Kunstenbond behandelt vertrouwelijke informatie vertrouwelijk. De kunstenbond beschermt en hecht waarde aan haar goede naam en reputatie. Alle betrokkenen zijn zich bewust van dit belang en zullen dit belang, zowel gedurende als na afloop van betrokkenheid bij de bond niet schaden. Ook niet door uitingen middels social media.

14. De kunstenbond evalueert en toetst aan eerder gemaakte afspraken regelmatig haar eigen functioneren en doet dat minimaal jaarlijks ook samen met de Raad van Ad-vies.

Naar aanleiding van evaluaties wordt gekeken in hoeverre het functioneren van de kunstenbond dient te worden aangepast. De resultaten van de evaluatie en de naar aanleiding daarvan ondernomen stappen worden openbaar gemaakt.

15. Slotbepaling: de gedragscode is van toepassing met ingang van 1 juni 2017.